用途：把「有人知道」變成「新同事與 AI 都能接手」。
這份模板同時適合：
- 直接存成普通
.md檔 - 貼進 Notion 建成專案知識頁
- 丟給 ChatGPT、Codex、Claude Code 或其他 AI，請它依欄位補齊
先決定：哪一頁值得做？
請挑一個符合至少兩項的頁面：
- 下週還會再打開
- 有兩個以上的人要接手
- 已經做過重要決定
- 常被問同一組背景問題
- AI 之後會用到它
先用一個真實專案跑一週，再決定要不要擴大到其他頁面。
可直接複製的 Markdown 版本
markdown
---
title: 專案／主題名稱
status: 進行中
owner: 負責人
last_updated: YYYY-MM-DD
next_review: YYYY-MM-DD
verified_by: 最後確認人
---
# 現在要完成什麼
用 1–3 句說清楚這一輪的目標與驗收方式。
## 最新決定
- 決定：
- 決定日期：
- 拍板人：
- 目前有效版本：
## 為什麼這樣決定
- 當時考量：
- 被排除的方案：
- 哪些條件改變後要重新討論：
## 誰負責、何時完成
| 下一步 | 負責人 | 期限 | 狀態 |
|---|---|---|---|
| | | | |
## AI 接手前必讀
- 不可違反的限制：
- 不可自行改動的範圍：
- 需要人工確認的節點：
- 完成後要附上的結果，例如連結、截圖或更新紀錄：
## 來源
- [來源名稱](https://example.com) — 支撐哪個說法
- 會議紀錄／研究檔／數據位置：
## 未解問題
- [ ] 待確認問題
## 更新紀錄
- YYYY-MM-DD｜誰｜改了什麼｜為什麼Notion 版本：建議欄位
把上面的內容放進一個 Notion database 時，至少保留這些欄位：
| 欄位 | 類型 | 用途 |
|---|---|---|
| 名稱 | Title | 專案或主題名稱 |
| 狀態 | Select | 草稿／進行中／待確認／已完成／過期 |
| 負責人 | Person | 誰要接下一步 |
| 最後更新 | Date | 這頁多久沒被整理 |
| 下次檢查 | Date | 何時重新確認內容仍有效 |
| 最後確認人 | Person | 最後由誰確認重要資訊 |
| 來源 | URL／Relation | 原始資料放在哪裡 |
頁面正文仍保留：最新決定、決定原因、重談條件、下一步、AI 限制與更新紀錄。
可直接貼給 Notion AI 的建頁指令
可複製內容
請依照這份資料建立一個團隊專案知識頁。
頁面正文要包含：現在要完成什麼、最新決定、決定原因、重談條件、下一步、AI 接手限制、來源、未解問題、更新紀錄。
另外建立資料庫欄位：名稱、狀態、負責人、最後更新、下次檢查、最後確認人、來源。
資訊不足的地方請標記「待補」，不要自行猜測。完成後先列出需要人工確認的欄位，不要代替團隊做決定。每次會議後，只做 3 分鐘更新
- 把「最新決定」改成現在有效的版本。
- 寫下原因與重談條件，避免三週後只剩結論。
- 更新負責人、期限與下一次檢查日期。
如果沒有做出新決定，也請寫一句「本次未改變決定」。這能避免後來的人猜錯。
每週交給 AI 做一次巡檢
可以把下面這段貼給 AI：
貼給 AI 前，先移除密碼、客戶個資、合約金額與未公開資料；公司工作區請依既有權限規則處理。
可複製內容
請檢查這份團隊知識頁，但不要直接改動重要決定。
請列出：
1. 已過期或彼此矛盾的說法
2. 沒有來源支撐的關鍵結論
3. 沒有負責人或期限的下一步
4. 超過檢查日期仍未確認的內容
5. 新同事第一次閱讀仍會追問的三個問題
最後提出最小修改建議，並把所有需要人拍板的地方單獨列出。AI 可以整理與提醒；重要決定、權限與最終版本仍由人確認。
一週後怎麼判斷有沒有用？
- 新同事能否在 10 分鐘內說出專案目標與最新決定？
- AI 是否少問了至少一輪背景？
- 大家是否知道哪一份是有效版本？
- 責任人與期限是否能直接找到？
- 過期資訊是否有人負責更新或標記？
五題中有三題變好，再把這套模板複製到下一個專案。